リモート・テレワークを実施していると会議やミーティングにおいて、メンバーが主体的に発言し活発な議論が難しい、と感じるかもしれません。

弊社では、テレワーク環境下で社員全員参加のワールドカフェを実施しました。
今回はどのように実施したかお話しします。

ワールドカフェとは

まずはワールドカフェについて簡単に説明します。

ワールド・カフェとは、その名のとおり『カフェ』のようなリラックスした雰囲気の中で、少人数に分かれたテーブルで自由な対話を行い、他のテーブルとメンバーをシャッフルして対話を続けることにより、参加した全員の意見や知識を集めることができる対話手法の一つです。

ワールド・カフェの参加者数は、16 人以上が望ましいとされています。
また、1000人以上の規模でも行われています。
ワールド・カフェは、最低２～３時間程度あれば実施可能という手軽さやプロセスが比較的単純で、進行する上でも決して難しいものではない等の
利点があります。

ワールド・カフェの手引き より抜粋

ワールドカフェの実施に必要なこと

1. 話し合うテーマ
2. 参加者がリラックスできる雰囲気
3. 解決案の合意を目的にしないこと

オンラインで実施するためのツール

本来、ワールドカフェは4〜5人のグループに分かれ、各グループで意見を出し合いメンバーを入れ替えて更に繰り返すので、グループ分けできるようなスペース（会議室など）、意見を出していくための付箋とペン、意見をまとめる模造紙、話しやすい雰囲気づくりのための小物（お菓子や飲み物、花など）を準備します。

オンライン上で行うためにはこれらの代替手段が必要ですが、いくつかのツールをうまく活用することで実施できます。
これからツールと使い方をご紹介します。

zoom

オンライン上でのミーティングツールはいくつかありますが、今回zoomを選んだ理由は以下の通りです。

• グループごとにオンライン上で会話できる
• グループ分けが簡単にできる（会議中にグループメンバーを選べる）
• 回線が落ちにくい（詳しくはオンライン会議についての記事を参照してください）

オンラインミーティングツールに参加者のグループ分け機能があることが条件となります。
zoomにはブレイクアウトルームという機能があり、zoom上でオンライン会議に参加している参加者を、小さなグループに分けることができます。
この機能はホストが事前に設定しておけば無料で使えるので、ブレイクアウトルーム機能を用いてグループ討論を行います。

なお、ワールドカフェは討論を繰り返すため、時間は長丁場になりますので、zoomの有料版にアップグレードし時間制限を撤廃しておいた方が良いでしょう。

miro

miro（旧 Realtime Board ）はオンラインホワイトボードサービスというキャッチフレーズを掲げており、ホワイトボードを使って実現できる様々なことをオンラインで叶えることができます。

オンライン上で複数人が付箋を貼り、グルーピングすることなども簡単にできます。
弊社では16人が同時に使いましたが、特に遅延が発生することもなく利用できました。

miroを利用するには参加者が事前にアカウントを作成する必要がありますが、主催者がmiroでチームを作り、参加者を招待すればアカウントは作成できますので、大きな手間はかからないと思います。

なお、miroには無料版と有料版がありますが、ワールドカフェを行う上では無料版で充分事足りると思います。

この2つのツールを利用すれば、テレワーク環境下でもワールドカフェを実施することができます。

事前に準備するもの

• テーマ：話し合うテーマを事前に決めておきましょう
• テーブルホスト：各テーブルの進行役を事前に決めてテーマを共有しておきましょう
• グループメンバー：予めグループメンバーを決めておくとスムーズに進行できます
• 飲み物、お菓子など：リラックスして話し合える物を各自で用意してもらいましょう

お菓子を用意する場合、咀嚼音が入ってきて話し合いが止まることがあるので、咀嚼音をカットするアプリなども用意した方がいいかもしれません。

ここまで準備できればあとはzoomとmiroを用いてワールドカフェを行うだけです。

実際に弊社で行ったイベントレポートも公開していますので、よかったらご覧ください。

テレワークを実施するに当たり大きな壁となる電話対応。
最終的に電話対応を行う社員に携帯電話を支給して対応することとなりました。

今回はその経緯をお話します。

ビジネスフォンの機能で対応

テレワークを実施した時に、どのような形で電話を受けるか、掛けるか、その方法を考えました。
まずは、個人の携帯電話からビジネスフォン経由で電話を掛けたり受けたりすることができるのかを調べました。

当社で利用しているビジネスフォンの機能を確認したところ、これはできることが確認できました。

電話を受けるとき

当初は全社員一律にテレワークを実施したわけではなく、交代交代でテレワーク勤務をしていました。
そのため、会社にかかってくる電話は出社している人が電話に出ます。
これをビジネスフォンから各個人の携帯に転送することで、会社にいるときに取り次ぐのと同様にお客様からの電話を取次ぐことができました。

難点は、社員の携帯電話に転送すると2回線（お客様が会社に掛けている回線・会社から個人の携帯に掛ける回線）使ってしまうことでしたが、当社ではそこまで電話が重なることはありませんでしたので、お客様が電話を掛けてもつながらなくなるような問題は起きませんでした。

電話を掛けるとき

個人の携帯から電話を掛けるときもビジネスフォンの回線を使って掛けることができました。
つまり個人の携帯電話から会社の電話番号でお客様に電話を掛ける、という状態です。
特に契約の変更などは行わず、ビジネスフォンの機能としてついていたものを利用しています。

しかし、ここで問題が起きました。
携帯電話からビジネスフォンの回線を使った場合、同時に複数の電話が掛けられないことが使ってみてからわかりました。

さすがに同時に電話が掛けられないとなると、対応が難しくなってしまうため、ほかの方法を考えることになりました。

全面テレワークへ

そういったことを試している間に情勢は悪化していき、全面的なテレワークを考える必要が出てきました。
全面テレワークとなると社員は基本的に出社しないため、電話を受けることに対しても先程のビジネスフォンでの対応では難しくなります。
そこで、全面的なテレワークに向けて、電話応対の方法の新たに検討することにしました。

電話のテレワーク化の前に、当社の普段の電話対応状況についてお話したいと思います。

当社は、通常の営業時間が平日の9:00~18:00で、電話の受付時間も同様になります。
昼の休憩は12:30~13:30で 一斉休憩となりますので、その間は電話転送のサービスを利用しております。
また、全社員で打ち合わせをする場合なども、その間は受付だけ行い、あとから折り返しをしています。

当社にも営業職はありますが、基本的には社内から電話での応対となるため、社用の携帯は持っていません。

1日の入電数は、少ないときで15件ほど、多いときでは40件以上の入電があります。
ほとんどのお電話は、お客様からいただくサービスに関するお問い合わせです。
電話応対するのは基本的に営業とサポートを担当している社員で、5～6名で応対しています。

全面的なテレワークを開始するにあたっては、パソコンについてはある程度経験がありましたので比較的スムーズに進めていけましたが、テレワーク化した場合の電話については全く経験がなく、手探りで進めていくことになりました。

全面的にテレワークを実施することになったときに、電話については新しい方法を模索する必要が出てきました。

ビジネスフォン経由での架電が1回線しかできないこと、会社の電話にかかってきた電話を社員が自宅で受けられないことが問題となりました。

電話アプリを試す

まずは、パソコン上で電話ができるサービスを試してみました。
専用の050から始まる電話番号を方法と、料金は高くなりますが今の会社の電話番号で受け答えできる方法がありました。
すぐにお試しで使えるサービスがありましたので、さっそく試してみました。
実際に導入後にすぐに使えて、パソコン上で入電を受けられ、通話記録や録音も残りましたので、機能としてはかなり良いと感じました。

しかし、実際に電話アプリを試してみたところ、そのアプリは音質に問題があるように感じました。
当社ではお客様とのコミュニケーションの多くが電話であるため、音質が悪く声が聞き取りにくい場合、かなりのコミュニケーションロスとなってしまいます。

結局携帯電話を導入

そこで一応、法人契約の携帯電話を調べてみると上記のアプリと料金もほとんど変わらず使えることがわかりました。

当社では1日に電話を多く掛けるのは限られた社員であるため、電話を多くかける社員とそれ以外にもう一回線あれば 十分 であり、会社のビジネスフォンを経由した電話が使えることから、多くの台数を必要としなかったことも大きな要因だったと思います。
方向性が決まると、家電量販店に行ったり代理店に電話したりして、極力コストを抑えられる形を模索しました。

ただし、日増しに感染拡大が報道される中でスピーディーに利用開始できることも大事でした。
結局、一週間程度はかかりましたが、ガラケーの携帯電話を契約し利用し始めました。

この携帯電話の利用開始をもってテレワークに完全移行できるようになりました。

入電については、以前から利用している電話代行の利用やどうしても出勤する必要がある社員が受ける形で対応しています。

この度、当社グリニッジでは、テレワークを始めた経緯やその方法についてまとめた記事を発信していくことにしました。

現在（2020年4月時点）の新型コロナウィルス感染拡大による情勢は常に流動的で判断に迷う場面も多々あります。
また、急に「やれ」と言われても対応できないことも多いのが現実だと思います。

グリニッジでは現在、ほとんどの社員がテレワークを実施しています。
これまでも、多少はリモートワークなどの経験はありましたが、職種を問わない全面的なテレワークは初の試みでした。

ちょうど新型コロナウィルスが日本でも拡大を始めたころから急遽準備し、2週間足らずで全面的なテレワークを実施できました。

先日のSNSでの調査によると、テレワークの実施率はいまだ5%足らずだそうです。

もちろん、現実には実施が難しい業種があります。
その一方で、業種的に実施はできると思うが、どう実施したらいいかわからない、という企業も多いかと思います。

これから発信する記事では、当社のテレワークの実施に関する経験を記載することで、これからテレワークを導入される企業に少しでも参考にしていただくことを目的としています。
テレワークに関する特定のサービスを紹介するものではありません。

少しでも読んでいただく皆様の参考になれば幸いです。

最初はSkypeで

当社は東京にオフィスがありますが、一名、新潟の別の事務所で勤務しています。

そのため、普段から会議室にはその社員が会議に参加するためのモニターがあり、Skypeでつないで会議をしていました。

その経験があったため、まずは全員の会社側、自宅側両方のPCにSkypeをインストールし、会議や普段の連絡に使っていました。

テレワークを一部のみで実施していた時は問題なく使えていましたが、全員がテレワークになると複数名の回線が落ちてしまうというトラブルが発生しました。

これはおそらく、一部だけがテレワークだったときは会社側にいる社員は会議室に集まり会議に参加していたので、つないでいる数が少ないのですが、全員がテレワークとなると全社員分の回線数が必要になったためだと思われます。

Zoomに移行

そこで、以前から一部の社外との会議では使用していたZoomを使用することにしました。
Zoomでは、Skypeで起っていたような回線が落ちてしまうなどの問題は起こりませんでした。
（※ZoomはSkypeに比べて通信量が非常に軽いためたくさんの回線をつないでも大丈夫だったのだと思われます。）

また、大人数で会議をするときはそれぞれの顔が均等に表示され、話していても話していなくても全員の顔が見えるというコミュニケーションの取りやすさがありました。
Skypeでは大きく表示される数に限りがあり一部の人の顔しか見えないという難点がありました。

場面によって使い分け

ただし、Skypeは電話のような感覚で連絡することがあり、一対一のコミュニケーションではSkypeを使うことが今でも多いです。

Skypeではコールすると相手のパソコン上にプッシュで通知されますので、話しかけるような感覚でコミュニケーションをとれます。
一方Zoomは、会議室のURLを準備しそこに入って会議をするので、会議室に集まって会議をするような感覚になります。

Zoomやほかのツールでも様々な機能があるようなので、今後より様々な形でコミュニケーションをとることができるようになると思います。

この記事で最初に当社グリニッジにアクセスしていただく方もいらっしゃると思いますので、簡単にどのような会社かご紹介いたします。

当社は一言でいえば、ネットショップの運営をサポートするシステムを作っている会社です。

社員16名。
システムエンジニア、WEBデザイナー、営業、事務、カスタマーサポートなどの職種があります。

オフィスは新橋にあり、社員の自宅は東京、神奈川、千葉にあります。

システム開発と販売が主な業務となりますので、全社員、基本的にパソコンを使って業務しています。
営業やカスタマーサポートはお客様との電話もメインの業務の一つです。
営業に関しては外出しての打ち合わせもありますが、電話での営業活動がメインです。

テレワークを始めるに際しては、以下のようなことが課題となりました。

• 自宅で使うパソコンをどうするか
• 電話の受電/架電
• 打ち合わせの方法
• コミュニケーションをどうとるか

それぞれについて、どのように課題を解決していったかを記事にしていきたいと思いますので、同じような課題をお持ちの方は、ぜひご覧いただければと思います。
「実施方法」と言うよりは、あくまで経験をお伝えする形ですので、気軽に読んでいただければ幸いです。

2月初旬、日本国内でも新型コロナウィルスの感染拡大が懸念されるようになってきました。

社内でも不安や懸念の声が上がるようになり、会社としての対応を検討しました。
社員の中で懸念事項として最も多く上がっていたのは、朝の満員電車でした。

当社の営業時間は午前9時から午後6時までであり、ほとんどの社員は朝9時前に出勤していました。
会社の最寄り駅である新橋に来るまでに使う路線はそれぞれですが、最終的にはJR線、銀座線、都営浅草線、大江戸線（汐留駅）を使って出勤していました。

当社は「サラリーマンの街」と呼ばれる新橋にオフィスを構えており、やはり朝9時という時間帯は電車が非常に混む時間帯であるため、満員電車での通勤に対する不安を皆が抱いていました。
また、世間でも「オフピーク出勤」と言う言葉が多く聞かれるようになってきた頃でした。

そこで、当社もまずは時差出勤を実施することになり、始業時間を1時間遅くし10時始業としました。

この時に問題となったのは、電話でのお問い合わせ対応でした。
これまで、午前9時から受け付けていたものを午前10時からに変更する必要があります。

この点に関して、当社ではもともと電話転送のサービスを利用しており、休み時間や全員参加の打ち合わせの際には、転送先で電話を受け付けて折り返す形をとっていました。

時差出勤の開始にあたり、電話での受付時間が午前10時からとなる旨をコーポレートサイトや各サービスサイト上でリリースし、10時以前にお電話でご連絡いただいたお客様は、一度、電話転送サービスで受け付けて、改めて10時以降に折り返すという形をとりました。

このような形で、時差出勤は特に問題なくスムーズに開始することができました。