皆さんお仕事の中で、集計などをするためにEXCELをよく使っているかと思います。もともと、CSVやEXCELで作られているデータであれば、そこに関数を入れることで、簡単にそのデータから集計や抽出ができますね。ただ、元のデータ自体がCSVの形式になっていなかったり、EXCELに張り付けても集計できないようなデータになっていたりで、困ることなどないでしょうか？
例えば・・・
上司：「毎日の天気について記録を取っておいて」
部下：「はいわかりました」
数日後・・・・
上司：「そろそろデータがたまったよね？集計したいからデータをだして」
部下：「はいわかりました」
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2024年5月1日
曜日：水曜日
天気：晴れ
備考：少し蒸し暑い
2024年5月2日
曜日：木曜日
天気：曇り
備考：少し雨がぱらついた
2024年5月3日
曜日：金曜日
天気：雨
備考：雷も鳴った
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上司：「なんじゃこりゃーーーーー。これでは集計ができないじゃないか・・・・」
本当は、こんな感じのCSVデータでもらえれば、すぐに集計などができますよね。
この３日分のデータであれば、頑張ってCSVにコピペしていけば、CSVの形式にすることができますが、これが、１か月分、2か月分となると途方もない作業になってしまいます。
さて、どうにか、ならないものなのか。。。
一緒に考えてみましょう。
CSVとは？
そもそも、CSVとは何でしょうか？
CSVとは、,(カンマ)で区切られたデータ形式のことです。先ほどのデータで言うと、このような状態になります。このデータをCSVの形式で開くと、表のような形式になります。
具体的に、CSV形式で開く方法は、拡張子を.csvに変更します。拡張子とは、ファイル名の後ろについている.txtや.xlxsと改定ある部分になります。表示されていない場合は、下記の方法で表示させることができます。
Explorerの「表示」タブにて、「ファイル名拡張子」にチェックを入れる
CSVファイルを開くためのアプリケーションで開きます。エクセルでも開けますが、無料のアプリでもCSV形式で開けるアプリがあります。
CASSAVA
https://www.asukaze.net/soft/cassava/
CSVの形式に変換する
先ほどの天気の記録に戻ります。欲しかったCSVの形式にするには、以下の通り、変換する必要があります。
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2024年5月1日
曜日：水曜日
天気：晴れ
備考：少し蒸し暑い
2024年5月2日
曜日：木曜日
天気：曇り
備考：少し雨がぱらついた
2024年5月3日
曜日：金曜日
天気：雨
備考：雷も鳴った
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↓
ここで大切なのは、「法則性」です。今回のデータを見てみましょう。
下記のような法則で記載されています。
2024年●月●日
曜日：＜曜日＞
天気：＜天気＞
備考：＜備考＞
これを下記のようにするには、どうしたらいいでしょうか？
2024年●月●日,＜曜日＞,＜天気＞,＜備考＞
テキストデータの文字を以下のように変換する必要があります。
ここで大事なのは、改行も一つの文字として考えることです。
実際に改行せずに考えると、テキストのデータはこうなります。
2024年●月●日<改行>曜日：＜曜日＞<改行>天気：＜天気＞<改行>備考：＜備考＞
テキストデータとCSVデータを並べてみます。
2024年●月●日<改行>曜日：＜曜日＞<改行>天気：＜天気＞<改行>備考：＜備考＞
2024年●月●日,＜曜日＞,＜天気＞,＜備考＞
以下の通り、テキストデータを変換すると、CSVの形式になることがわかります。
<改行>曜日：→,
<改行>天気：→,
<改行>備考：→,
他の日付のデータも同じ形式で記載されているので、上記の変換をテキストデータ全体で行えば、CSVの形式に変換することができそうです。
文字列の変換
実際の文字列の変換には、テキストエディタと言う種類のアプリを使用します。
今回は、無料で使えるTeraPadというソフトを使ってご説明します。
TeraPad
テキストデータをTeraPadで開きます。
Ctr+Rを押すと置き換えのウィンドウが出ます。
「検索する文字列」も変換前のテキストをいれます。TeraPadでは、改行は\nで表されるため、下記のように入力します。
\n曜日：
「置換後の文字列」には、,を入力ます。
「すべて置き換え」をクリックします。
確認画面が表示されるので、「すべて」をクリックします。
変換されました。
同じ手順で、すべての文字列を変換します。
変換が終わったら、保存し、拡張子を.csvに変更します。
エクセルなどでCSV形式で読み込めるアプリで開きます。
変換されました。
1行名に項目名などを入れると、よりデータとして扱いやすくなります。
最後に
私は、仕事のなかで、何度もこの方法が資料作成などに役立ってきました。今回は、シンプルに事例でご紹介しましたが、応用することで、様々な場面で役に立つ方法です。ぜひ皆さんも使ってみてください。少しでも皆さんの仕事の効率化に役立てば幸いです。
