この度、当社グリニッジでは、テレワークを始めた経緯やその方法についてまとめた記事を発信していくことにしました。

現在（2020年4月時点）の新型コロナウィルス感染拡大による情勢は常に流動的で判断に迷う場面も多々あります。
また、急に「やれ」と言われても対応できないことも多いのが現実だと思います。

グリニッジでは現在、ほとんどの社員がテレワークを実施しています。
これまでも、多少はリモートワークなどの経験はありましたが、職種を問わない全面的なテレワークは初の試みでした。

ちょうど新型コロナウィルスが日本でも拡大を始めたころから急遽準備し、2週間足らずで全面的なテレワークを実施できました。

先日のSNSでの調査によると、テレワークの実施率はいまだ5%足らずだそうです。

もちろん、現実には実施が難しい業種があります。
その一方で、業種的に実施はできると思うが、どう実施したらいいかわからない、という企業も多いかと思います。

これから発信する記事では、当社のテレワークの実施に関する経験を記載することで、これからテレワークを導入される企業に少しでも参考にしていただくことを目的としています。
テレワークに関する特定のサービスを紹介するものではありません。

少しでも読んでいただく皆様の参考になれば幸いです。

最初はSkypeで

当社は東京にオフィスがありますが、一名、新潟の別の事務所で勤務しています。

そのため、普段から会議室にはその社員が会議に参加するためのモニターがあり、Skypeでつないで会議をしていました。

その経験があったため、まずは全員の会社側、自宅側両方のPCにSkypeをインストールし、会議や普段の連絡に使っていました。

テレワークを一部のみで実施していた時は問題なく使えていましたが、全員がテレワークになると複数名の回線が落ちてしまうというトラブルが発生しました。

これはおそらく、一部だけがテレワークだったときは会社側にいる社員は会議室に集まり会議に参加していたので、つないでいる数が少ないのですが、全員がテレワークとなると全社員分の回線数が必要になったためだと思われます。

Zoomに移行

そこで、以前から一部の社外との会議では使用していたZoomを使用することにしました。
Zoomでは、Skypeで起っていたような回線が落ちてしまうなどの問題は起こりませんでした。
（※ZoomはSkypeに比べて通信量が非常に軽いためたくさんの回線をつないでも大丈夫だったのだと思われます。）

また、大人数で会議をするときはそれぞれの顔が均等に表示され、話していても話していなくても全員の顔が見えるというコミュニケーションの取りやすさがありました。
Skypeでは大きく表示される数に限りがあり一部の人の顔しか見えないという難点がありました。

場面によって使い分け

ただし、Skypeは電話のような感覚で連絡することがあり、一対一のコミュニケーションではSkypeを使うことが今でも多いです。

Skypeではコールすると相手のパソコン上にプッシュで通知されますので、話しかけるような感覚でコミュニケーションをとれます。
一方Zoomは、会議室のURLを準備しそこに入って会議をするので、会議室に集まって会議をするような感覚になります。

Zoomやほかのツールでも様々な機能があるようなので、今後より様々な形でコミュニケーションをとることができるようになると思います。

この記事で最初に当社グリニッジにアクセスしていただく方もいらっしゃると思いますので、簡単にどのような会社かご紹介いたします。

当社は一言でいえば、ネットショップの運営をサポートするシステムを作っている会社です。

社員16名。
システムエンジニア、WEBデザイナー、営業、事務、カスタマーサポートなどの職種があります。

オフィスは新橋にあり、社員の自宅は東京、神奈川、千葉にあります。

システム開発と販売が主な業務となりますので、全社員、基本的にパソコンを使って業務しています。
営業やカスタマーサポートはお客様との電話もメインの業務の一つです。
営業に関しては外出しての打ち合わせもありますが、電話での営業活動がメインです。

テレワークを始めるに際しては、以下のようなことが課題となりました。

• 自宅で使うパソコンをどうするか
• 電話の受電/架電
• 打ち合わせの方法
• コミュニケーションをどうとるか

それぞれについて、どのように課題を解決していったかを記事にしていきたいと思いますので、同じような課題をお持ちの方は、ぜひご覧いただければと思います。
「実施方法」と言うよりは、あくまで経験をお伝えする形ですので、気軽に読んでいただければ幸いです。

2月初旬、日本国内でも新型コロナウィルスの感染拡大が懸念されるようになってきました。

社内でも不安や懸念の声が上がるようになり、会社としての対応を検討しました。
社員の中で懸念事項として最も多く上がっていたのは、朝の満員電車でした。

当社の営業時間は午前9時から午後6時までであり、ほとんどの社員は朝9時前に出勤していました。
会社の最寄り駅である新橋に来るまでに使う路線はそれぞれですが、最終的にはJR線、銀座線、都営浅草線、大江戸線（汐留駅）を使って出勤していました。

当社は「サラリーマンの街」と呼ばれる新橋にオフィスを構えており、やはり朝9時という時間帯は電車が非常に混む時間帯であるため、満員電車での通勤に対する不安を皆が抱いていました。
また、世間でも「オフピーク出勤」と言う言葉が多く聞かれるようになってきた頃でした。

そこで、当社もまずは時差出勤を実施することになり、始業時間を1時間遅くし10時始業としました。

この時に問題となったのは、電話でのお問い合わせ対応でした。
これまで、午前9時から受け付けていたものを午前10時からに変更する必要があります。

この点に関して、当社ではもともと電話転送のサービスを利用しており、休み時間や全員参加の打ち合わせの際には、転送先で電話を受け付けて折り返す形をとっていました。

時差出勤の開始にあたり、電話での受付時間が午前10時からとなる旨をコーポレートサイトや各サービスサイト上でリリースし、10時以前にお電話でご連絡いただいたお客様は、一度、電話転送サービスで受け付けて、改めて10時以降に折り返すという形をとりました。

このような形で、時差出勤は特に問題なくスムーズに開始することができました。

時差出勤を開始してから一週間後に社員にヒアリングを実施しました。
ヒアリングを実施したのは2月上旬でしたので、今振り返ると、まだ新型コロナウィルスに対する警戒心や恐怖心、認識そのものが薄い状態だったかもしれません。

電車の混雑状況について

電車の混雑状況については、使う路線によって感想が分かれました。
時差出勤により混雑がかなり緩和されたという人もいれば、全く変わらないという人もいました。

このころから社会的にも時差出勤を実施する会社が増えてきていたと思われますので、だんだんと混雑自体もシフトしていったものと思われます。
また、終業時間は変えていませんでしたので、帰りの電車の混雑を懸念する声も上がりました。

リスク認識について

こちらもまた、人によりさまざまでした。
性格的な面も大きいのかもしれません。

このころはまだ、社会的にも若年層には感染しても重症化までは至らないという認識が多く、自身が罹患することに関して恐怖心を抱いていない社員もいました。

一方で、リスクを強く感じていたのは家族と同居している社員でした。
自身が罹患することよりも、万が一罹患した場合に家族にうつしてしまうことをリスクととらえている社員が多くいました。

テレワークについて

アンケートの結果、時差出勤は感染リスクの軽減策としては想定よりも効果が高くないことがわかり、テレワークの準備を始めることとなりました。

今でこそ全面的にテレワークを行っておりますが、この時点では以下のような不安を覚えている社員もいました。

• 仕事で困ったときに先輩や上司にすぐに聞けない
• サポート対応や事務仕事を自宅でするのは難しい
• 家族が働いているので、自分だけテレワークしてもあまり意味がないのではないか
• 仕事がしにくくなる（営業職）

上記のような意見があったものの、会社としては今後の情勢悪化を懸念し、まずは環境を整え「試しに一日だけでも全社員がやってみる」ところまでを一つのゴールとして動き出すこととしました。

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【テレワーク実施レポート#01】

テレワーク開始前の状況はどうたったのか？

テレワーク実施にあたり一番の課題は、業務で使用するツールであるPCと電話をどうするかでした。

まずはPCについてお話ししたいと思います。

当社では普段のPC環境は以下のような形です。

• デスクトップPC
• デュアルモニター

つまり、PCを持ち帰るという選択肢はそもそもありませんでした。

また、弊社では各PCおよび社内サーバー、ルーターなどにセキュリティー上の制限などが設定されており、この点にも注意を払う必要がありました。

テレワーク方法の選択肢

家で仕事をするとなると以下のような選択肢があるかと思います。

• 会社で使用しているPCを自宅に持ち帰り使用する
• 個人で所有しているPCを使用し、業務で使用しているファイルサーバーやツールにアクセスして使用する。
• 個人で使用しているPCから会社のPCにリモート接続する。
• 会社で使用しているものとは別に業務用ノートPCを会社側で用意する。

「リモート接続」とはインターネットを介し、あるPCから別のPCを操作することです。
テレワークで言うところの、自宅のPCから会社のPCを操作することです。

メリット・デメリット

上記の選択肢のメリットやデメリットは、以下のようなものになるかと思います。

会社で使用しているPCを自宅に持ち帰り使用する

• デスクトップPCの場合、物理的に厳しい（不可能ではないが大変）
• 社内ネットワークにアクセスできない
• コストはかからない

個人で所有しているPCを使用し業務で使用しているファイルサーバーやツールにアクセスして使用する。

• 社内ネットワークにアクセスできない
• 情報流出などセキュリティー面でのリスクが高い
• コストはかからない

個人で使用しているPCから会社のPCにリモート接続する。

• 社内で使用しているPCと同じ環境で仕事が可能
• 個人仕様のPCなのでセキュリティー面でのリスクが高い
• スペックが個人のPC環境に依存してしまう（リモート接続だと、リモートする側のPCのスペックはさほど高くなくてもよいが、画面の大きさなどで仕事がしにくい可能性がある）
• リモート接続サービスの料金が発生する

会社で使用しているものとは別に業務用ノートPCを会社側で用意する。

• コストが高い
• セキュリティー面の設定をしたうえで支給することで、セキュリティーリスクは軽減できる。
• 社員によって環境にばらつきが出ない。

弊社ではプライバシーマークを取得し独自にセキュリティー体制を整えているため、最大の懸念点はセキュリティーリスクでした。

この点を勘案し、コストはかかりますが会社で使用しているのとは別に、業務用ノートPCを全社員に支給することとしました。

テレワーク時に自宅で使用するPCについては会社からノートPCを支給しました。
その経緯を説明します。

セキュリティーの問題

この選択をした理由はセキュリティー面にあります。
当初は各個人のPCからリモート接続で会社のPCを操作することも検討していました。

しかし、個人のPCではインストールされているソフトやセキュリティーソフトなどを把握しきることは難しく、申告したとしても長年使っているPCであれば、本人も把握していない可能性がありました。

また、個人のPCの場合はセキュリティー上の制限をかけることも難しく、家族と共用などの場合は社員本人が気を付けていても、セキュリティー面の管理を仕切ることは難しくなります。

全社員に支給することに

さらに、個々人の使っているPCはまちまちでスムーズに業務を行うことが難しいことも想定されました。

このような面で、個人のPCを使うことは課題が非常に多く、どのように対応しても適切な環境を整えるのは難しいとの判断に至りました。

そこで、コストはかかりますが社員全員にノートPCを支給することを決めました。

世間も同じように動いていた

ノートPCを2月末に注文しましたが、すでにこの時期にはノートPCが品薄状態になっており、もともと購入を考えていたノートPCを全社員分購入するには1カ月ほど待たなくてはいけませんでした。

運よく他メーカーから同等のスペックのPCを全社員分購入することができました。
すでに世の中はテレワーク実施に向けて動き出しており、早急に動かなければテレワークの実現そのものが難しくなると感じた出来事でもありました。