ワールドカフェをテレワーク環境下で実施するために行ったこと

リモート・テレワークを実施していると会議やミーティングにおいて、メンバーが主体的に発言し活発な議論が難しい、と感じるかもしれません。

弊社では、テレワーク環境下で社員全員参加のワールドカフェを実施しました。
今回はどのように実施したかお話しします。

ワールドカフェとは

まずはワールドカフェについて簡単に説明します。

ワールド・カフェとは、その名のとおり『カフェ』のようなリラックスした雰囲気の中で、少人数に分かれたテーブルで自由な対話を行い、他のテーブルとメンバーをシャッフルして対話を続けることにより、参加した全員の意見や知識を集めることができる対話手法の一つです。

ワールド・カフェの参加者数は、16 人以上が望ましいとされています。
また、1000人以上の規模でも行われています。
ワールド・カフェは、最低2~3時間程度あれば実施可能という手軽さやプロセスが比較的単純で、進行する上でも決して難しいものではない等の
利点があります。

ワールド・カフェの手引き より抜粋

ワールドカフェの実施に必要なこと

  1. 話し合うテーマ
  2. 参加者がリラックスできる雰囲気
  3. 解決案の合意を目的にしないこと

オンラインで実施するためのツール

本来、ワールドカフェは4〜5人のグループに分かれ、各グループで意見を出し合いメンバーを入れ替えて更に繰り返すので、グループ分けできるようなスペース(会議室など)、意見を出していくための付箋とペン、意見をまとめる模造紙、話しやすい雰囲気づくりのための小物(お菓子や飲み物、花など)を準備します。

オンライン上で行うためにはこれらの代替手段が必要ですが、いくつかのツールをうまく活用することで実施できます。
これからツールと使い方をご紹介します。

zoom

オンライン上でのミーティングツールはいくつかありますが、今回zoomを選んだ理由は以下の通りです。

  • グループごとにオンライン上で会話できる
  • グループ分けが簡単にできる(会議中にグループメンバーを選べる)
  • 回線が落ちにくい(詳しくはオンライン会議についての記事を参照してください)

オンラインミーティングツールに参加者のグループ分け機能があることが条件となります。
zoomにはブレイクアウトルームという機能があり、zoom上でオンライン会議に参加している参加者を、小さなグループに分けることができます。
この機能はホストが事前に設定しておけば無料で使えるので、ブレイクアウトルーム機能を用いてグループ討論を行います。

なお、ワールドカフェは討論を繰り返すため、時間は長丁場になりますので、zoomの有料版にアップグレードし時間制限を撤廃しておいた方が良いでしょう。

miro

miro(旧 Realtime Board )はオンラインホワイトボードサービスというキャッチフレーズを掲げており、ホワイトボードを使って実現できる様々なことをオンラインで叶えることができます。

オンライン上で複数人が付箋を貼り、グルーピングすることなども簡単にできます。
弊社では16人が同時に使いましたが、特に遅延が発生することもなく利用できました。

miroを利用するには参加者が事前にアカウントを作成する必要がありますが、主催者がmiroでチームを作り、参加者を招待すればアカウントは作成できますので、大きな手間はかからないと思います。

なお、miroには無料版と有料版がありますが、ワールドカフェを行う上では無料版で充分事足りると思います。

この2つのツールを利用すれば、テレワーク環境下でもワールドカフェを実施することができます。

事前に準備するもの

  • テーマ:話し合うテーマを事前に決めておきましょう
  • テーブルホスト:各テーブルの進行役を事前に決めてテーマを共有しておきましょう
  • グループメンバー:予めグループメンバーを決めておくとスムーズに進行できます
  • 飲み物、お菓子など:リラックスして話し合える物を各自で用意してもらいましょう

お菓子を用意する場合、咀嚼音が入ってきて話し合いが止まることがあるので、咀嚼音をカットするアプリなども用意した方がいいかもしれません。

ここまで準備できればあとはzoomとmiroを用いてワールドカフェを行うだけです。

実際に弊社で行ったイベントレポートも公開していますので、よかったらご覧ください。